Připravte se na konec papírových formulářů! Nová pravidla hlášení pracovních úrazů od 1. ledna 2026

V oblasti bezpečnosti práce přichází zásadní digitalizace, která ovlivní každého zaměstnavatele. Vláda schválila nařízení, které s platností od 1. ledna 2026 mění způsob hlášení a evidence pracovních úrazů. Papírové formuláře definitivně končí a přichází éra výhradně elektronického ohlašování.

Co se mění a proč?

Cílem novinky je výrazně zjednodušit administrativu, snížit chybovost a zajistit přesnější statistiku pracovních úrazů.

• 100% Digitalizace: Od 1. 1. 2026 už nebude možné podávat hlášení na papírových formulářích.
• Centrální brána: Veškeré ohlašování a zasílání záznamů o úrazu bude probíhat výhradně prostřednictvím portálu Státního úřadu inspekce práce (SÚIP).
• Snížení zátěže: Zaměstnavatelé pošlou záznam jen jednou do portálu SÚIP, který automaticky zajistí jeho distribuci na všechny příslušné instituce (Český báňský úřad, Policie ČR, pojišťovny).

Kterých úrazů se novinka týká?

Povinnost elektronického odeslání záznamu se týká:

• Úrazů s pracovní neschopností delší než 3 dny.
• Závažných a smrtelných úrazů.

Záznam je nutné odeslat nejpozději do 15 pracovních dnů od chvíle, kdy se zaměstnavatel o úrazu dozvěděl. Smrtelné a závažné úrazy je třeba hlásit bez zbytečného odkladu.

Drobné úrazy (bez neschopnosti nebo s neschopností do 3 dnů) se nadále evidují pouze v Knize úrazů.

Důležité detaily k záznamu

• Podpis: Vyplněný elektronický záznam musí být podepsán – buď fyzickým podpisem na vytištěné verzi, nebo uznávaným elektronickým podpisem.
• Uchování: Podepsanou verzi je nutné uchovávat po dobu 10 let.
• Aktualizace: Zjistíte-li po odeslání nové skutečnosti (např. prodloužení pracovní neschopnosti), musíte záznam v portálu SÚIP aktualizovat a znovu odeslat.

Nepodceňte přípravu!

Ačkoliv změna platí až od 1. ledna 2026, čas na přípravu je teď! Především menší firmy, které dosud používaly papírové formuláře, musí:

• Zavést přístup do portálu SÚIP.
• Proškolit pověřené osoby.
• Nastavit interní procesy pro práci s elektronickým hlášením.

Kdo se připraví včas, vyhne se komplikacím a případným sankcím.